ผู้ถือหุ้นต้องรับรองรายงานการประชุมหรือไม่

พิเศษ เสตเสถียร

ทุกครั้งเมื่อมีการประชุมใหญ่ผู้ถือหุ้น วาระแรกของการประชุมคือ รับรองรายงานการประชุมครั้งก่อน

การกำหนดวาระเช่นนี้ดูเหมือนเป็นประเพณีที่สืบทอดกันมายาวนาน จนหลายๆ คนก็อาจจะคิดว่านี่เป็นสิ่งที่กฎหมายกำหนดให้ทำ

แต่ครั้นเมื่อพลิกพระราชบัญญัติบริษัทมหาชนจำกัด พ.ศ. 2535 ดูแล้ว ก็ไม่ปรากฏว่ามีบทบัญญัติใดที่กำหนดให้ผู้ถือหุ้นรับรองรายงานการประชุม มีแต่ในมาตรา 127 ที่ให้ผู้มีอำนาจลงนามแทนบริษัท (กรรมการ หรือผู้รับมอบอำนาจจากกรรมการ) ลงชื่อรับรองว่าเอกสารที่ส่งให้กับนายทะเบียนคือ รายงานประจำปี งบดุล สำเนารายงานการประชุมผู้ถือหุ้นเฉพาะที่เกี่ยวกับการอนุมัติงบดุล การจัดสรรกำไรและการแบ่งเงินปันผล เอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารที่ถูกต้องแท้จริงเท่านั้นเอง

แต่ที่ต้องให้ผู้ถือหุ้นรับรองในวาระที่หนึ่งของการประชุมใหญ่ผู้ถือหุ้นนั้นไม่มีบัญญัติไว้ในกฎหมายแต่อย่างใด

เมื่อกฎหมายไม่ได้กำหนดให้มีการรับรองก็แปลว่า ที่ประชุมใหญ่ของผู้ถือหุ้นนั้นไม่ต้องรับรองรายงานการประชุมแต่อย่างใด

อาจจะมีผู้โต้แย้งว่า ถึงแม้กฎหมายจะไม่ได้กำหนดให้มีการรับรองรายงานการประชุมก็ตาม แต่การที่มีวาระนี้ก็เพราะการรับรองรายงานการประชุมเป็นวิธีที่ให้ความปลอดภัยของบริษัท (โดยเฉพาะคณะกรรมการ) เพราะถ้าผู้ถือหุ้นรับรองแล้วก็จะมาโต้แย้งเรื่องในรายงานการประชุมในภายหลังไม่ได้

ความข้อนี้ไม่ได้ก็เป็นความจริงแต่อย่างใด ผู้ถือหุ้นที่ไม่เห็นด้วยก็มีสิทธิที่จะโต้แย้งถึงความไม่ถูกต้อง เช่น มติที่ไม่ชอบเพราะมีผู้ซึ่งไม่มีสิทธิออกเสียงลงคะแนนไปร่วมลงมติด้วย ผู้ถือหุ้นก็ย่อมมีสิทธิฟ้องเพิกถอนได้เสมอแม้ผู้ถือหุ้นจะเคยให้การรับรองมติของที่ประชุมไปแล้วก็ตาม

เคยมีคำพิพากษาศาลฎีกาที่ 2576/2517 ซึ่งมีข้อเท็จจริงในทำนองนี้ แต่เป็นคดีที่เกี่ยวข้องกับ “มติพิเศษ” ของบริษัทจำกัดตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ ไม่ใช่บริษัทมหาชนจำกัด ซึ่งต้องลงมติ 2 ครั้ง (การลงมติ 2 ครั้งนี้ได้ถูกยกเลิกไปในปี 2551) เรื่องมีอยู่ว่า

โจทก์ได้เข้าร่วมประชุมในการประชุมใหญ่วิสามัญครั้งแรกของบริษัทจำเลย ซึ่งที่ประชุมได้ลงมติเป็นเอกฉันท์ให้ผู้ที่เป็นเจ้าของรถร่วมนำรถประจำทางมาลงหุ้นแทนเงิน โดยถือเสมือนหนึ่งว่าได้ใช้เงินเต็มมูลค่าหุ้นแล้ว รวม 6,355 หุ้น

ต่อมาได้มีการประชุมใหญ่วิสามัญครั้งที่ 2 รับรองรายงานการประชุมครั้งแรกโดยที่ประชุมขอให้ลงมติยืนยันการประชุมครั้งแรกอีกครั้ง ซึ่งที่ประชุมมีมติเป็นเอกฉันท์อีก

แม้โจทก์จะมิได้เข้าประชุมครั้งหลังนี้ก็ต้องถือว่าที่ประชุมใหญ่ของบริษัทจำเลยได้มีมติพิเศษของประชุมผู้ถือหุ้นที่จะเพิ่มทุนอีก 6,345 หุ้น โดยการนำรถประจำทางมาใช้แทนเงินและถือเสมือนหนึ่งว่าได้ใช้เงินเต็มมูลค่าหุ้นแล้ว

เมื่อโจทก์กล่าวอ้างว่าบริษัทจำเลยรับรถยนต์ที่ได้ลงหุ้นไว้แล้วมาลงหุ้นใหม่ และรับรถยนต์ที่อยู่ระหว่างเช่าซื้อมาเป็นหุ้นใหม่อีก ก็เท่ากับโจทก์กล่าวหาว่าการลงมติของที่ประชุมฝ่าฝืนกฎหมาย และโจทก์ได้มีคำขอให้เพิกถอนการจดทะเบียนเพิ่มทุน กรณีจึงเป็นเรื่องเกี่ยวกับการร้องขอให้เพิกถอนมติของที่ประชุมใหญ่ที่ลงมติฝ่าฝืนกฎหมาย ซึ่งมาตรา 1195 แห่งประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์บัญญัติว่า โจทก์ต้องร้องขอให้เพิกถอนภายใน 1 เดือนนับตั้งแต่วันลงมติ เมื่อโจทก์ไม่ร้องเสียในกำหนดดังกล่าว โจทก์จึงหมดสิทธิที่จะร้องขอต่อศาล

สรุปคดีนี้ก็คือ เมื่อมีมติให้เอาทรัพย์สินมาลงเป็นหุ้นนั้นไม่ถูกต้อง ก็ย่อมจะเพิกถอนมตินั้นได้ (แม้ที่ประชุมจะได้รับรองรายงานการประชุมก็ตาม) แต่น่าเสียดายที่โจทก์ในคดีนี้มิได้ร้องขอเพิกถอนภายในเวลาที่กฎหมายกำหนด ศาลจึงไม่อาจวินิจฉัยให้เพิกถอนได้

เหตุผลอีกอย่างหนึ่งที่น่าคิดก็คือ หุ้นของบริษัทในตลาดหลักทรัพย์ย่อมมีการซื้อขายเปลี่ยนมือกันตลอดเวลา เพราะฉะนั้น ผู้ถือหุ้นที่มาประชุมคราวนี้ก็อาจจะเป็นคนละคนกับที่มาประชุมคราวที่แล้ว เมื่อเขาไม่ได้ประชุมคราวที่แล้ว เขาจะรับรองว่ารายงานการประชุมนั้นได้จดบันทึกถูกต้องตามข้อเท็จจริงของการประชุมคราวที่แล้วได้อย่างไร

เมื่อการรับรองรายงานการประชุมไม่มีกฎหมายบังคับ และถึงจะรับรองไปก็ไม่มีผลอะไรตามกฎหมาย เราก็จะเห็นบริษัทจดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์หลายบริษัทที่เวลาประชุมใหญ่ผู้ถือหุ้นจะไม่มีวาระการรับรองรายงานการประชุมแต่อย่างใด

อาจจะมีบางท่านสงสัยว่า เมื่อผู้ถือหุ้นไม่ต้องรับรองรายงานการประชุมแล้ว ใครจะเป็นผู้รับรองว่ารายงานการประชุมนั้นถูกต้อง

พระราชบัญญัติบริษัทมหาชนจำกัด มาตรา 96 วรรคสาม ได้บัญญัติว่า

“รายงานการประชุมคณะกรรมการและรายงานการประชุมผู้ถือหุ้นนั้น คณะกรรมการต้องจัดทำให้เสร็จภายในสิบสี่วันนับแต่วันประชุม”

มาตรา 96 วรรคสามดังกล่าวได้กำหนดไว้ว่า ไม่ว่าจะเป็นการประชุมคณะกรรมการก็ดี หรือการประชุมผู้ถือหุ้นก็ดี คณะกรรมการมีหน้าที่ที่จะต้องจัดทำรายงานการประชุมให้แล้วเสร็จภายใน 14 วันนับแต่วันประชุม และก็เป็นที่แน่นอนว่าผู้ที่จัดทำก็ต้องรับรองเอกสารที่ตนเองเป็นคนจัดทำ ดังนั้น คณะกรรมการของบริษัทจึงเป็นผู้ที่รับผิดชอบข้อความทั้งหลายที่อยู่ในรายงานการประชุมนั้น

ในมาตรา 195 ได้กำหนดโทษไว้ว่า “คณะกรรมการบริษัทใดไม่ปฏิบัติตาม … มาตรา 96 วรรคสาม … ต้องระวางโทษปรับไม่เกินสองหมื่นบาท”

ถ้าได้กระทำโดยทุจริตคือแสวงหาประโยชน์อันมิชอบให้กับตนเองหรือผู้อื่น มาตรา 216 ก็บอกว่า “บุคคลใดซึ่งรับผิดชอบในการดำเนินงานของบริษัทใดกระทำหรือยินยอมให้กระทำการดังต่อไปนี้

ถ้ากระทำหรือยินยอมให้กระทำเพื่อลวงให้บริษัทหรือผู้ถือหุ้นขาดประโยชน์อันควรได้ ต้องระวางโทษจำคุกไม่เกินห้าปี หรือปรับไม่เกินหนึ่งล้านบาท หรือทั้งจำทั้งปรับ”

ตามพระราชบัญญัติหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ พ.ศ. 2535 ได้กำหนดให้มี “เลขานุการบริษัท” มาทำหน้าที่เกี่ยวกับเรื่องของกรรมการและผู้ถือหุ้นรวมทั้งการประชุมและเอกสารต่างๆ ซึ่งตามมาตรา 89/15 กำหนดว่า

“คณะกรรมการต้องจัดให้มีเลขานุการบริษัทรับผิดชอบดำเนินการดังต่อไปนี้ในนามของบริษัทหรือคณะกรรมการ
(1) จัดทำและเก็บรักษาเอกสารดังต่อไปนี้
(ก) ทะเบียนกรรมการ
(ข) หนังสือนัดประชุมคณะกรรมการ รายงานการประชุมคณะกรรมการ และรายงานประจำปีของบริษัท
(ค) หนังสือนัดประชุมผู้ถือหุ้น และรายงานการประชุมผู้ถือหุ้น
(2) ………………………………………….
(3) ………………………………………….”
และกำหนดโทษไว้ใน มาตรา 281/5 ด้วยว่า

“เลขานุการบริษัทผู้ใดไม่ปฏิบัติตามหน้าที่ที่กำหนดตามมาตรา 89/15 (1) (2) หรือ (3) … ต้องระวางโทษปรับไม่เกินหนึ่งแสนบาท”
เห็นกฎหมายเขียนมาอย่างนี้ ก็อย่าเพิ่งดีใจกันว่า กฎหมายให้เลขานุการบริษัทมารับผิดชอบแทนคณะกรรมการ เพราะอย่างไรก็ตามแต่ กฎหมายได้กำหนดให้เป็นหน้าที่ของคณะกรรมการอยู่แล้ว กฎหมายจึงไปเขียนไว้ในมาตรา 281/4 ว่า

“คณะกรรมการบริษัทใดไม่ปฏิบัติตามมาตรา 89/15 วรรคหนึ่งหรือวรรคสอง ต้องระวางโทษปรับไม่เกินหนึ่งแสนบาท และปรับอีกไม่เกินวันละสามพันบาท ตลอดเวลาที่ยังมิได้ปฏิบัติให้ถูกต้อง”

ในทำนองเดียวกับที่บัญญัติไว้ในพระราชบัญญัติบริษัทมหาชนจำกัด พระราชบัญญัติหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ มาตรา 312 ก็บัญญัติไว้ว่า

“กรรมการ ผู้จัดการ หรือบุคคลใดซึ่งรับผิดชอบในการดำเนินงานของนิติบุคคลใดตามพระราชบัญญัตินี้ กระทำหรือยินยอมให้กระทำการดังต่อไปนี้

ถ้ากระทำหรือยินยอมให้กระทำเพื่อลวงให้นิติบุคคลดังกล่าวหรือผู้ถือหุ้นขาดประโยชน์อันควรได้ หรือลวงบุคคลใดๆ ต้องระวางโทษจำคุกตั้งแต่ห้าปีถึงสิบปี และปรับตั้งแต่ห้าแสนบาทถึงหนึ่งล้านบาท”

เพราะฉะนั้น ผู้ถือหุ้นจึงไม่ต้องรับรองรายงานการประชุม คณะกรรมการและเลขานุการบริษัทต่างหากที่มีหน้าที่ที่จะรับรองรายงานการประชุมนั้น