จรัล งามวิโรจน์เจริญ Chief Data Scientist & VP of Data Innovation Lab บริษัท เซอร์ทิส จำกัด
ในทุกองค์กรย่อมต้องมีการออกแบบโครงสร้างขององค์กร เพื่อแบ่งแยกและจัดการหน้าที่ต่างๆ ที่แตกต่างกันไปภายในองค์กร เพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพที่สุด แต่เราจะรู้ได้อย่างไรว่ารูปแบบโครงสร้าง รวมถึงระบบการทำงานที่ได้ออกแบบไว้นั้นมีความรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพแล้วหรือยัง หรือสามารถปรับปรุงเพื่อเพิ่มศักยภาพได้อีก
Any organization that designs a system (defined more broadly here than just information systems) will inevitably produce a design whose structure is a copy of the organization’s communication structure.”
คำประโยคข้างต้นเป็นคำกล่าวของ Melvin E. Conway นักคณิตศาสตร์ และนักวิทยาศาสตร์คอมพิวเตอร์ ซึ่งคำพูดนี้เป็นที่รู้จักกันในวงการงานซอฟต์แวร์ หรือ organizational design ซึ่งแปลความหมายได้ว่า “องค์กรที่ออกแบบระบบอะไรก็ตาม ย่อมเลี่ยงไม่ได้ที่จะออกแบบให้คล้ายคลึงกับการวางโครงสร้างการสื่อสารขององค์กรนั้นๆ ”
หรือพูดง่ายๆ คือ “รูปแบบโครงสร้างขององค์กรเป็นตัวกำหนดว่า งานระบบหรือผลิตภัณฑ์ที่พัฒนา จะมีโครงสร้างหน้าตาหรือมีการทำงานอย่างไร”
แนวคิดนี้ได้รับความสนใจจากวงการซอฟต์แวร์ในการสร้างทีมอย่างกว้างขวาง ซึ่งแม้แต่บริษัท Amazon, Spotify และองค์กรอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยี ก็ได้นำเอาแนวคิดนี้ไปปรับใช้เช่นกัน
ในบทความนี้ผมจึงอยากนำแนวคิดที่น่าสนใจในการออกแบบองค์กร ซึ่งอาจเป็นตัวช่วยในการเพิ่มประสิทธิภาพและผลลัพธ์ให้กับองค์กรของคุณ แต่ก่อนอื่นเราต้องทำความเข้าใจถึงอุปสรรค ข้อจำกัด หรือเรียกว่าตัวแปรที่มีผลต่อการเพิ่มศักยภาพการทำงานในทีมของคุณ นั่นคือ
2 ตัวแปรที่จะทำให้รูปแบบการออกแบบองค์กรเปลี่ยนไป
1. Information Flow
การสื่อสารของทีม (team interaction) เป็นตัวแปรสำคัญที่ช่วยเสริมประสิทธิภาพการทำงาน โดยเฉพาะถ้าคนทำงานร่วมกันที่ประกอบด้วยสมาชิกมากกว่าหนึ่งฝ่ายขึ้นไป ทำงานกันอย่างใกล้ชิด เป็นทีมงานที่มีเป้าหมายเดียวกันที่จะสร้างสินค้าและบริการ ควรจัดให้มีการทำงานแบบ cross-functional team ซึ่งจะช่วยเพิ่มความไวและความถี่ในการสื่อสาร ทำให้มีความคล่องตัวในการตัดสินใจและปรับตัวได้เร็วขึ้น (สอดคล้องกับองค์กรปัจจุบันที่ต้องมีความยืดหยุ่น)
2. Cognitive Load
ความสามารถในการรองรับเนื้องาน ซึ่งแต่ละคนจะแตกต่างกันไปตามความรับผิดชอบ ความซับซ้อนและหลากหลายของเนื้องาน ถ้าทีมต้องแบกรับความรับผิดชอบที่หลากหลายบริบท (context & domain) ทำให้ต้องเปลี่ยนเนื้องานบ่อยๆ แม้กระทั่งการทำงานหลายโปรเจกต์พร้อมๆ กัน ก็จะทำให้คนเหล่านั้นไม่สามารถพัฒนาความสามารถของงานที่ทำอยู่ให้ดีขึ้นได้ จะเห็นได้ว่าเวลาที่ทำงานหลายหน้าที่แล้วสลับไปมาในเวลาเดียวกัน เป็นการใช้พลังงานสมองที่มากพอสมควร หรือที่เรียกว่า cognitive load
4 Topologies
รูปแบบการทำงานของแต่ละองค์กรย่อมมีความแตกต่างกันตามลักษณะธุรกิจ โครงสร้าง และวัฒนธรรมองค์กร แต่ Matthew Skelton กับ Manuel Pais ผู้แต่งหนังสือชื่อว่า Team Topologies ได้จัดแบ่งประเภทของทีมตามลักษณะรูปแบบการทำงาน ออกเป็น 4 แบบ หรือเรียกว่า topology หรือ template ประกอบกับการจำกัดจำนวนคนในแต่ละทีมให้มีประมาณ 5-15 คน จะช่วยทำให้เราสามารถควบคุม และสร้างทีมงานที่มีประสิทธิภาพเพราะ การจัดการด้วย topology template นี้ จะช่วยจัดการควบคุม 2 ตัวแปรที่กล่าวมาข้างต้น ช่วยให้ทีมสามารถสื่อสาร ตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว และลดภาระในการใช้สมอง ซึ่งในหนังสือมีสรุปหัวข้อที่น่าสนใจ ดังนี้
1. Stream-aligned Team
ทีมที่ทำงานเชื่อมเป็น flow เดียวกัน มีจุดประสงค์เดียวกันในการทำผลิตภัณฑ์, บริการ, ฟีเจอร์, user journey และ user persona เช่น Amazon ที่สร้าง service team ให้ดูแลการจัดการ ออกแบบ พัฒนา ทดสอบ และดำเนินการ เป็นแบบ cross-functional team ที่ทำได้ครบเสร็จทั้ง flow ของงาน และทำให้เกิดการไหลลื่นในการทำงานที่เร็วขึ้น
2. Enabling Team
ทีมที่เป็นผู้เชี่ยวชาญ ควรจัด knowledge sharing ให้กับทีมต่างๆ เพื่อเพิ่มความเชี่ยวชาญในการทำงานมากขึ้น เพราะบางทีมงาน เช่น stream-aligned team อาจไม่มีเวลาทำการทดลองอะไรมากนัก
3. Complicated-subsystem Team
ทีมที่ดูแลระบบย่อยต้องมีความเชี่ยวชาญที่ลึกและเฉพาะทาง เช่น ทำโมเดล สร้างอัลกอริทึม หรือทำระบบการจดจำใบหน้า ซึ่งงานของทีมนี้จะถูกทีมอื่นเอาไปใช้ในการประกอบร่างเป็นผลิตภัณฑ์ หรือบริการต่างๆ ต่อไป
4. Platform Team
ทีมที่ช่วยสร้างโครงสร้างที่จะทำให้ทีมอื่นทำงานได้ง่ายขึ้น และทำการสนับสนุนและให้บริการกับ stream-aligned team เพื่อทำให้มีผลิตภัณฑ์ หรือบริการที่มีความน่าเชื่อถือ และลด cognitive load ของทีมอื่นๆ
ในแต่ละองค์กรเราอาจจะผสมผสาน topology ต่างๆ มาใช้กับทีมได้ตามความเหมาะสม การที่แต่ละทีมจะทำงานร่วมกันหรือเชื่อม topology เหล่านี้เข้าด้วยกัน สามารถทำได้ด้วยรูปแบบของ interaction 3 แบบ ดังนี้
1. Collaboration
เป็น interaction ที่แต่ละทีมทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิดในระยะหนึ่ง รับผิดชอบงานร่วมกันเพื่อที่จะค้นหารูปแบบแพตเทิร์น วิธีการ และข้อจำกัดของงานเพื่อที่จะช่วยกันแก้ปัญหาและเรียนรู้ด้วยกันอย่างรวดเร็ว
2. X-as-a-Service
เป็น interaction ที่ทีมอาจให้บริการบางอย่างกับอีกทีมที่สามารถเรียกใช้งานได้เอง แต่ละทีมจะมีขอบเขตความรับผิดชอบที่ชัดเจนในการทำงานว่าใครจะเป็นคนใช้บริการ และใครจะเป็นผู้ให้บริการ ถ้าเป็นซอฟต์แวร์ ก็อาจจะสร้างเป็น API หรือ library ที่อีกทีมเรียกใช้ เช่น image recognition
3.Facilitating
เป็น interaction ที่ทีมหนึ่งจะช่วยสอนหรือแนะนำอีกทีมให้ทำงานได้ดีขึ้น หรือใช้เครื่องมือได้ถนัดขึ้น ส่วนใหญ่ enabling team จะ interact กับทีมอื่นๆ เพื่อช่วยทำให้ทีมอื่นได้ลองใช้สิ่งที่ทดลองหรือค้นคว้ามาให้ดีขึ้น
เราอยู่ในยุคที่โลกมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว องค์กรก็เช่นเดียวกันก็ต้องปรับตัวให้รวดเร็ว การมีรูปแบบทีมและองค์กรที่เหมาะสมกับลักษณะงาน จะช่วยทำให้พนักงานทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะฉะนั้นถ้าคุณลองมองดูองค์กรของคุณ ทีมของคุณ คุณคิดว่าตอนนี้มันอยู่ในสภาพที่ดีต่อผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณหรือยัง ลองแชร์ไอเดียกันมาครับ
Reference:
Team Topologies, Matthew Skelton & Manuel Pais
ข่าวหรือบทความที่เกี่ยวข้อง
